5 consigli se devi scrivere articoli per molti clienti

gestione scrittura online
Marco Ponteprino

Marco Ponteprino

Articolista, Copywriter, Newser, SEO ma sopprattutto appassionato di Web & Web Marketing.
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Posta elettronica, messaggi vari, richieste e contatti da gestire: la vita di chi scrive online non è così comoda come in molti pensano.

A meno di non lavorare a certi livelli o in particolari condizioni, chi ha come attività la scrittura di testi per il web si trova spesso a collaborare con più committenti in contemporanea.

Se fai parte di questa ampia cerchia, devi sapere che avere più fonti di lavoro ha sia dei pro che dei contro.

Il principale punto in favore è la stabilità. Se un clienti interrompe la collaborazione infatti, avrai comunque altri committenti e non ti ritroverai da un giorno all’altro disoccupato.

Lo svantaggio è che può risultare difficile gestire il rapporto con diverse persone/progetti: superata una certa soglia, un articolista freelance può avere problemi piuttosto seri a soddisfare tutti.

Ognuno ha le sue esigenze specifiche (come è giusto che sia) e, accontentare tutti non è facile.

Personalmente collaboro in maniera costante con una mezza dozzina di committenti. A questi se ne aggiungono almeno un paio di collaborazioni occasionali che si fanno sentire ad intervalli bimestrali o trimestrali.

Mantenere il flusso di lavoro costante e oliare i meccanismi per gestire al meglio tutti non è semplice.

Nota bene: In precedenza ho già parlato di come aumentare la produttività se lavori da casa ma, in questo contenuto, voglio concentrarmi in maniera più specifica su chi scrive online.

1- Gestione “cromatica” dei clienti

Quando hai a che fare con diversi committenti, non è facile tenere sotto controllo tutti.

Per non dimenticarmi di nessuno e capire, con un semplice colpo d’occhio, di chi devo occuparmi quel determinato giorno, uso i colori.

Una soluzione banale ma che permette, con un semplice colpo d’occhio, di migliorare il flusso del lavoro. [perfectpullquote align=”right” bordertop=”false” cite=”Per comodità mi tengo il rosso come soluzione cromatica jolly, ovvero per i lavori urgenti, le commissioni o i pagamenti delle tasse.” link=”” color=”#EE5A24″ size=”16″][/perfectpullquote]

Cosa significa? Ogni committente ha un suo colore specifico. Che si tratti dell’etichetta per la posta elettronica in entrata su Gmail o di promemoria su Google Calendar, egli è sempre e comunque abbinato allo stesso.

Così mi basta un semplice colpo d’occhio, anche distratto per capire come sarà strutturata la mia giornata lavorativa.

L’abbinamento Google Calendar e diversi colori (o calendari) è applicabile non solo per i clienti, ma anche per la gestione di eventuali progetti personali con relativi piani editoriali.

2- Notifiche sì, ma con una logica

Le notifiche, siano esse costituite da pop-up, sveglie o email automatiche, possono essere una valida risorsa per gestire al meglio tempi e scadenze varie.

Detto ciò, se queste cominciano a superare il ritmo di 2-3 all’ora, perdono di utilità e anzi diventano solo un fastidio.

Se il tuo computer o il tuo smartphone emettono svariati suoni e interrompono costantemente la tua concentrazione, ciò che era un beneficio diventa un chiaro intralcio.

Nota bene: se utilizzi soluzioni come la tecnica del pomodoro, potresti preferire eliminare del tutto le notifiche.

La sveglia relativa infatti, sarà parte integrante di questa soluzione lavorativa e, aggiungere ulteriori.

3- Google Documenti per la condivisione degli articoli

Quando lavori come articolista, avrai a che fare con documenti veri e propri o con WordPress. Nel primo caso, dimenticati di Office e simili per virare su Google Documenti.

Uno strumento del genere permette una condivisione più semplice dei tuoi contenuti. Basta un link (eventualmente accompagnati dal permesso per effettuare modifiche o aggiungere commenti) per evitare qualunque tipo di allegato nella posta elettronica.

Nota bene: se non ti trovi a tuo agio con Google Documenti, puoi optare per una soluzione simile come Zoho, anch’essa gratuita.

4- Un browser e una mail solo per il lavoro

Perché dovresti adattare un browser specifico (o un profilo su di esso) solo per il lavoro?

Smartphone e/o Social Network possono essere fonte di distrazione. Uno sguardo su YouTube, perché no? Una ricerca frivola su Google di giusto qualche secondo?

Basta poco per perdere il filo e far crollare la tua produttività. Non solo: il lavoro da articolista richiede diversi tool specifici.

Molti di questi sono servizi online, per cui avere i link a portata di clic sulla barra delle applicazioni può essere molto utile. Alcune idee su quali link posizionare sulla barra? Ecco qualche consiglio:

  • un link rapido per accedere ai già citati Google Docs o Zoho;
  • uno strumento come Photophea o PicResize per editing rapido delle immagini;
  • uno o più siti con immagini gratuite;
  • Contacaratteri.it, se può essere utile per il tuo lavoro specifico;
  • un traduttore, se lavori con fonti in lingua diversa dall’italiano;
  • un dizionario di sinonimi e contrari.

e tanto altro, a patto che non si tratti in alcun modo di potenziali distrazioni per poter mantenere il focus su ciò che stai facendo.

Discorso identico per la casella di posta elettronica. Impossibile mescolare tempo libero, vita privata e lavoro, a meno che tu non voglia farti scappare qualche mail importante o perderti in qualche messaggio che non ha nulla a che vedere con la tua occupazione.

5- Gestire al meglio pacchetti con molti articoli

Se ti affidano grandi pacchetti con decine (se non centinaia) di articoli, devi organizzarti per sapere sempre a che punto sei.

Utilizzando Google Fogli, puoi risolvere facilmente questo problema. Con la condivisione dello stesso inoltre, puoi fare in modo che il committente segua passo passo l’evoluzione del tuo lavoro.

Con link interni nel documento, puoi consentire l’accesso in via diretta ai contenuti che hai creato (siano essi bozze su WordPress o documenti classici).

Permetti poi al tuo cliente di poter inserire eventuali commenti o suggerimenti, per poter lavorare senza alcun tipo di vincolo rispetto alla posta elettronica.

Conclusioni

Se lavori già da tempo in questo ambito, con tutta probabilità alcuni di questi consigli potrebbero sembrare scontati.

Forse il tuo stile di lavoro è diverso dal mio, dunque alcuni potrebbero risultare anche controproducenti: d’altro canto, ognuno ha i propri ritmi.

Nel dubbio però, ti consiglio di provare alcune di queste soluzione per vedere se, come è avvenuto con me, queste possono avere un impatto positivo sulla tua produttività.

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